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"Der Baum des Erfolges braucht eine gesunde Balance an reichhaltigen Produkten und klar definierten Prozessstrukturen. Ihre Produkte sind wie die Früchte, die Sie ernten. Ihre Prozesse sind die Wurzeln, die Ihre Unternehmung versorgt und Ihnen Stabilität verleihen. Wir optimieren Ihre Unternehmung und rüsten Sie für alle aufziehenden Stürme. Effizienzsteigerung erreichen wir durch Prozessoptimierung. Damit Ihre Unternehmung wächst, setzen wir auf effektive Kennzahlen und Analysen."
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Philipp Wyss
Von der GAP-Analyse bis zur Abnahme
GAP-Analyse
Sollzustand planen
Sollzustand planen
Mit unserer GAP-Analyse verschaffen wir uns einen umfassenden Überblick über Ihre aktuellen Prozesse, Strukturen und Dokumentationen. Dabei analysieren wir bestehende Abläufe, identifizieren Schwachstellen sowie Optimierungspotenziale und bewerten den aktuellen Reifegrad Ihrer Organisation. Nach Abschluss der Analyse können wir den notwendigen Aufwand sowie den konkreten Verbesserungsbedarf realistisch einschätzen.
Sollzustand planen
Sollzustand planen
Sollzustand planen
Gemeinsam definieren wir den zukünftigen Sollzustand und entwickeln eine klare Zielvision für Ihre Prozesse und Organisation. Dabei legen wir Rollen und Verantwortlichkeiten fest, bestimmen relevante Ziele und Messgrössen (KPIs), berücksichtigen die Anforderungen der Stakeholder und klären die benötigten Ressourcen. Auf dieser Basis erstellen wir einen strukturierten Projekt- und Umsetzungsplan.
Entwicklung
Sollzustand planen
Entwicklung
Unser Team setzt den erarbeiteten Projektplan gemeinsam mit Ihren Key-Usern und Fachbereichen um. Dazu führen wir Interviews und Workshops durch, analysieren bestehende Arbeitsabläufe und schulen Ihre Mitarbeitenden gezielt auf die neuen Prozesse. Gleichzeitig erstellen oder überarbeiten wir die notwendige Prozessdokumentation und prüfen sämtliche Arbeitsschritte auf mögliche Standardisierungen und Automatisierungspotenziale.
Tests
Optimierung
Entwicklung
Die neu entwickelten Prozesse werden im Rahmen eines Pilotprojekts umfassend getestet und validiert. Dabei prüfen wir die Praxistauglichkeit, Effizienz und Funktionalität der neuen Abläufe. Rückmeldungen der Mitarbeitenden und beteiligten Stakeholder werden systematisch gesammelt, ausgewertet und als Grundlage für weitere Verbesserungen genutzt.
Optimierung
Optimierung
Optimierung
Die Erkenntnisse und Rückmeldungen aus der Testphase fliessen direkt in die Optimierung der Prozesse ein. Arbeitsabläufe, Dokumentationen und Vorgehensweisen werden gezielt angepasst, verfeinert und korrigiert, um eine nachhaltige und effiziente Umsetzung sicherzustellen.
Abnahme
Optimierung
Optimierung
Sobald die definierten Ziele erreicht und messbare Verbesserungen erzielt wurden, erfolgt die offizielle Abnahme durch die verantwortlichen Personen und Stakeholder. Mit der erfolgreichen Abnahme werden die optimierten Prozesse in den regulären Betrieb überführt.
03 Prozessoptimierung und Lean Management
Konkretes Beispiel:
Lassen Sie uns die Themen Prozessoptimierung und Lean Management anhand eines konkreten Beispiels betrachten. Als Praxisbeispiel dient eine Druckerei. Um ein Produkt erfolgreich herzustellen, sind zahlreiche Arbeitsschritte notwendig, die präzise aufeinander abgestimmt sein müssen. Die Professional Print AG steht aktuell vor mehreren Herausforderungen und möchte ihre Prozesse nachhaltig verbessern.
Die Professional Print AG kämpft derzeit mit folgenden Problemen:
- A) Die Logistik klagt über erheblichen Platzmangel.
B) Im Wareneingang herrscht hoher Zeitdruck.
C) Hohe Suchzeiten an der Hauptkostenstelle.
D) In der Weiterverarbeitung fallen überdurchschnittlich hohe Hilfszeiten an.
E) Die Fehleranfälligkeit in den Prozessen ist sehr hoch.
F) Liefertermine können häufig nicht eingehalten werden.
Zur Verbesserung der Situation wurden folgende Ziele definiert:
- A) Den Platzmangel in der Logistik lösen
B) Die Aufwände im Wareneingang reduzieren.
C) Die Suchzeiten an der Hauptkostenstelle minimieren.
D) Die Hilfszeiten in der Weiterverarbeitung senken.
E) Die Fehlerquote deutlich reduzieren.
F) Die Termintreue nachhaltig verbessern.
Eine solche Aufgabe erfordert eine umfangreiche Analyse und eine sorgfältige Planung.
A) Die Logistik klagt über erheblichen Platzmangel
A) Die Logistik klagt über erheblichen Platzmangel
A) Die Logistik klagt über erheblichen Platzmangel
Bei der Analyse der Logistik wurden mehrere Schwachstellen festgestellt:
- Die Anordnung der Stellplätze ist nicht parallel zur Raumstruktur und nutzt die verfügbare Fläche daher nicht optimal aus.
- Die länglichen Paletten sind quer im Raum positioniert, wodurch wertvolle Lagerfläche verloren geht.
- Die Materialbewirtschaftung erfolgt aktuell von der ungünstigen Seite, was unnötige Wege und Mehraufwand verursacht.
- Derzeit bietet die vorhandene Stellfläche Platz für lediglich 28 Paletten.
- Zusätzlich fehlt ausreichend Raum für ein notwendiges Zwischendepot der Materialwirtschaft.
- Auch das Leergut wird derzeit von der falschen Seite bewirtschaftet, was die Prozesse zusätzlich belastet.
A) Den Platzmangel in der Logistik lösen
A) Die Logistik klagt über erheblichen Platzmangel
A) Die Logistik klagt über erheblichen Platzmangel
Den Platzmangel in der Logistik lösen wir durch eine Optimierung der Stellplatzanordnung. Die länglichen Paletten werden künftig parallel zur Raumgeometrie in geordneten Bahnen angeordnet. Dadurch erfolgt die Bewirtschaftung aus der richtigen Richtung und die vorhandene Fläche wird deutlich effizienter genutzt. Auf derselben Fläche finden nun 45 statt bisher 28 Paletten Platz. Der dadurch gewonnene Raum wird als Zwischendepot für den Wareneingang genutzt.
Zusätzlich wird direkt am Wareneingang ein Computer mit Drucker installiert. Dadurch muss die Materialwirtschaft nicht mehr für jedes Dokument ins Büro laufen. Die angelieferten Paletten können nun zunächst im Zwischendepot abgestellt und anschliessend ohne Zeitdruck an ihren endgültigen Lagerort transportiert werden. Dadurch gewinnt die Materialwirtschaft wertvolle Zeit für andere Aufgaben und der Stress im Wareneingang wird nachweislich reduziert.
B) Im Wareneingang herrscht hoher Zeitdruck
B) Im Wareneingang herrscht hoher Zeitdruck
B) Im Wareneingang herrscht hoher Zeitdruck
Durch das bisher fehlende Zwischendepot mussten eingehende Paletten sofort an ihren endgültigen Stellplatz transportiert werden. Diese Stellplätze liegen teilweise bis zu 87 Meter vom Wareneingang entfernt. Die daraus resultierenden langen Transportwege verursachen erhebliche Zeitverluste und erhöhen den Druck auf die Mitarbeitenden.
Zusätzlich befindet sich der Büroarbeitsplatz für den Wareneingang mitten in der Produktionshalle. Lieferscheine können daher nicht direkt am Eingang verarbeitet oder gescannt werden, was weitere unnötige Wege verursacht.
B) Die Aufwände im Wareneingang reduzieren
B) Im Wareneingang herrscht hoher Zeitdruck
B) Im Wareneingang herrscht hoher Zeitdruck
Die Optimierung erfolgt in mehreren Schritten:
1. Einrichtung eines Zwischendepots
Durch die neue Flächenplanung steht nun ein definiertes Zwischendepot für den Wareneingang zur Verfügung.
2. Entlastung der Materialwirtschaft
Paletten können zunächst zwischengelagert und anschließend in Ruhe an ihren endgültigen Lagerplatz transportiert werden.
3. Nutzung von Rückwegen
Auf dem Rückweg nehmen Mitarbeitende direkt fertige Paletten von den Kostenstellen mit und transportieren diese in die Rüsterei. Dadurch werden unnötige Laufwege vermieden und die Maschinenführer spürbar entlastet.
C) Hohe Suchzeiten an der Hauptkostenstelle
C) Hohe Suchzeiten an der Hauptkostenstelle
C) Hohe Suchzeiten an der Hauptkostenstelle
Im Bereitstellungsbereich existiert bislang keine definierte Lagergeometrie. Paletten werden dort abgestellt, wo gerade Platz vorhanden ist. Aufgrund des hohen Zeitdrucks im Wareneingang fehlt die Möglichkeit einer strukturierten Einlagerung. Dies führt dazu, dass Maschinenführer häufig zunächst andere Paletten umräumen müssen, um an das benötigte Material zu gelangen.
Da keine eindeutigen Stellplätze vorhanden sind, kann auch kein Lagerort dokumentiert werden. Zusätzlich fehlt eine geeignete Softwarelösung zur Standortverwaltung. Die Folge sind hohe Suchzeiten und unnötige Produktionsunterbrechungen.
C) Die Suchzeiten minimieren
C) Hohe Suchzeiten an der Hauptkostenstelle
C) Hohe Suchzeiten an der Hauptkostenstelle
Der Suchaufwand kann erheblich reduziert werden, indem jede Palette direkt zugänglich gelagert wird. Dafür wird eine professionelle Lagergeometrie eingeführt:
- Jeder Stellplatz erhält eine eindeutige Nummer.
- Zusätzlich wird jeder Lagerplatz mit einem QR-Code versehen.
- Die Materialwirtschaft erfasst nach der Einlagerung den exakten Standort digital.
Mit einer geeigneten Software können Maschinenführer künftig den Lagerort auf den Quadratmeter genau bestimmen, ohne lange suchen zu müssen.
D) Die Weiterverarbeitung hat sehr hohe Hilfszeiten
D) Die Weiterverarbeitung hat sehr hohe Hilfszeiten
D) Die Weiterverarbeitung hat sehr hohe Hilfszeiten
Die Weiterverarbeitung leidet aktuell unter zwei zentralen Problemen:
1. Lange Transportwege
Maschinenführer müssen fertige Paletten nach jedem Auftrag selbst zum nächsten Arbeitsplatz oder in den Rüstbereich transportieren.
2. Fehlende Produktionsplanung
Bisher werden nur die Bereiche Druck und Versand geplant. Die Weiterverarbeitung wird nicht systematisch geplant. Die Reihenfolge der Aufträge basiert hauptsächlich auf Erfahrung und Intuition der Mitarbeitenden.
Dies führt zu Ineffizienzen und unnötigen Stillständen.
D) Reduzieren Sie die Hilfszeiten
D) Die Weiterverarbeitung hat sehr hohe Hilfszeiten
D) Die Weiterverarbeitung hat sehr hohe Hilfszeiten
Zur Reduktion der Hilfszeiten werden an jeder Kostenstelle definierte Parkfelder eingerichtet. Dadurch haben Maschinenführer nur noch sehr kurze Wege und können sich auf ihre Kernaufgabe konzentrieren.
Die Materialwirtschaft übernimmt künftig die internen Transporte zwischen den Bereichen und nutzt dafür bereits bestehende Wege effizient.
Zusätzlich wird die Weiterverarbeitung vollständig in die Produktionsplanung integriert. Mit einer neuen Software und einer automatischen Plantafel werden Engpässe, Leerlaufzeiten und Überlastungen frühzeitig sichtbar und können aktiv gesteuert werden.
E) Die Fehleranfälligkeit ist sehr hoch.
E) Die Fehleranfälligkeit ist sehr hoch.
E) Die Fehleranfälligkeit ist sehr hoch.
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Zwar existiert bereits ein Reklamationsmanagement, jedoch werden dort häufig nur allgemeine Ursachen wie „Flüchtigkeitsfehler“ dokumentiert.
Eine strukturierte Ursachenanalyse fehlt.
Ebenso fehlen standardisierte Prozessbeschreibungen und verbindliche Arbeitsanweisungen.
Dadurch treten regelmäßig Fehler auf, die teilweise hohe Nacharbeits- und Reparaturkosten verursachen.
E) Reduzieren Sie die Fehlerquote
E) Die Fehleranfälligkeit ist sehr hoch.
E) Die Fehleranfälligkeit ist sehr hoch.
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Zur Senkung der Fehlerquote werden klare Prozessbeschreibungen und Checklisten eingeführt.
Diese dienen den Mitarbeitenden als verbindlicher Leitfaden und stellen sicher, dass keine Arbeitsschritte vergessen werden.
Zusätzlich wird ein strukturierter 8D-Report eingeführt, um Fehler systematisch zu analysieren und nachhaltig zu beseitigen.
Die Ergebnisse werden regelmäßig ausgewertet und kategorisiert. Dadurch werden Schwachstellen sichtbar und Prozesse können gezielt verbessert werden.
F) Termine können oft nicht gehalten werden.
F) Termine können oft nicht gehalten werden.
F) Termine können oft nicht gehalten werden.
Die mangelnde Termintreue ist die komplexeste Herausforderung, da sie mehrere Ursachen hat:
- Es findet keine systematische Wareneingangskontrolle statt. Fehlerhafte Lieferungen werden oft erst während der Produktion entdeckt.
- Es werden nur Druck und Versand geplant; die Weiterverarbeitung bleibt unberücksichtigt.
- Hohe Krankheitsausfälle führen zu permanenten Planänderungen.
- Kunden halten vereinbarte Termine zur Druckfreigabe häufig nicht ein.
Diese Faktoren führen zu Unsicherheiten und Verzögerungen entlang der gesamten Prozesskette.
F) Optimieren Sie die Termintreue
F) Termine können oft nicht gehalten werden.
F) Termine können oft nicht gehalten werden.
Eine deutliche Verbesserung erreichen wir durch mehrere Maßnahmen:
1. Professionelles Supplier Management
Dazu gehört eine strukturierte Wareneingangskontrolle, um Fehler bereits bei der Anlieferung zu erkennen.
2. Ganzheitliche Produktionsplanung
Künftig werden alle Arbeitsschritte – vom Wareneingang bis zum Versand – vollständig geplant und softwaregestützt überwacht.
Dadurch entsteht hohe Transparenz und frühzeitige Reaktionsfähigkeit.
3. Aktive Mitarbeiterführung
Durch gezieltes Mitarbeitercoaching, klare Führung und Gesundheitsförderung steigt Motivation und Belastbarkeit. Die Zahl der Absenzen sinkt.
4. Klare Kundenkommunikation
Bereits in der Angebotsphase werden die Folgen verspäteter Druckfreigaben transparent und schriftlich kommuniziert. Dadurch entsteht Verbindlichkeit auf Kundenseite.
04 Professioneller Materialfluss und Lagerlogistik
Vorher
Nahezu jedes Unternehmen verfügt über Optimierungspotenzial. Dieses Potenzial kann auf den ersten Blick sehr offensichtlich sein – oder erst bei genauer Analyse sichtbar werden.
Ein typisches Beispiel ist die manuelle Lagerführung:
Durch die große verfügbare Lagerfläche wird diese häufig ausschließlich als allgemeiner Stellraum genutzt. Das führt dazu, dass Paletten ungeordnet abgestellt werden und nicht jederzeit direkt zugänglich sind. Die Folge sind:
- hohe Suchzeiten
- unnötige Laufwege
- Zeitverluste in den Prozessen
- sinkende Produktivität
Nachher
Wir optimieren nicht nur Ihren Materialfluss – wir digitalisieren und automatisieren Ihre gesamte Lagerwirtschaft. Unser Ansatz umfasst dabei alle relevanten Bereiche:
- Optimierung Ihrer Lagerstruktur und Materialflüsse
- Professionelle Organisation Ihrer Hardware und Infrastruktur
- Implementierung passender Softwarelösungen
- Digitale Lagerplatzverwaltung mit voller Transparenz
- Automatisierte Prozesse für maximale Effizienz
Ein Beispiel:
Unsere modernen Webshop-Lösungen erzeugen Lagerabrufe automatisch. Der Auftrag wird direkt digital an die Logistik übermittelt, inklusive der exakt zu kommissionierenden Menge.
Das Ergebnis:
- weniger manuelle Arbeitsschritte
- reduzierte Fehlerquote
- höhere Prozessgeschwindigkeit
- volle Transparenz in Echtzeit
- nachhaltige Kosteneinsparungen
Vorher
