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"Der Baum des Erfolges braucht eine gesunde Balance an reichhaltigen Produkten und klar definierten Prozessstrukturen. Ihre Produkte sind wie die Früchte, die Sie ernten. Ihre Prozesse sind die Wurzeln, die Ihre Unternehmung versorgt und Ihnen Stabilität verleihen. Wir optimieren Ihre Unternehmung und rüsten Sie für alle aufziehenden Stürme. Effizienzsteigerung erreichen wir durch Prozessoptimierung. Damit Ihre Unternehmung wächst, setzen wir auf effektive Kennzahlen und Analysen."
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Philipp Wyss
Von der GAP-Analyse bis zur Abnahme
GAP-Analyse
Sollzustand planen
Sollzustand planen
Mit unserer GAP-Analyse verschaffen wir uns einen umfassenden Überblick über Ihre aktuellen Prozesse, Strukturen und Dokumentationen. Dabei analysieren wir bestehende Abläufe, identifizieren Schwachstellen sowie Optimierungspotenziale und bewerten den aktuellen Reifegrad Ihrer Organisation. Nach Abschluss der Analyse können wir den notwendigen Aufwand sowie den konkreten Verbesserungsbedarf realistisch einschätzen.
Sollzustand planen
Sollzustand planen
Sollzustand planen
Gemeinsam definieren wir den zukünftigen Sollzustand und entwickeln eine klare Zielvision für Ihre Prozesse und Organisation. Dabei legen wir Rollen und Verantwortlichkeiten fest, bestimmen relevante Ziele und Messgrössen (KPIs), berücksichtigen die Anforderungen der Stakeholder und klären die benötigten Ressourcen. Auf dieser Basis erstellen wir einen strukturierten Projekt- und Umsetzungsplan.
Entwicklung
Sollzustand planen
Entwicklung
Unser Team setzt den erarbeiteten Projektplan gemeinsam mit Ihren Key-Usern und Fachbereichen um. Dazu führen wir Interviews und Workshops durch, analysieren bestehende Arbeitsabläufe und schulen Ihre Mitarbeitenden gezielt auf die neuen Prozesse. Gleichzeitig erstellen oder überarbeiten wir die notwendige Prozessdokumentation und prüfen sämtliche Arbeitsschritte auf mögliche Standardisierungen und Automatisierungspotenziale.
Tests
Optimierung
Entwicklung
Die neu entwickelten Prozesse werden im Rahmen eines Pilotprojekts umfassend getestet und validiert. Dabei prüfen wir die Praxistauglichkeit, Effizienz und Funktionalität der neuen Abläufe. Rückmeldungen der Mitarbeitenden und beteiligten Stakeholder werden systematisch gesammelt, ausgewertet und als Grundlage für weitere Verbesserungen genutzt.
Optimierung
Optimierung
Optimierung
Die Erkenntnisse und Rückmeldungen aus der Testphase fliessen direkt in die Optimierung der Prozesse ein. Arbeitsabläufe, Dokumentationen und Vorgehensweisen werden gezielt angepasst, verfeinert und korrigiert, um eine nachhaltige und effiziente Umsetzung sicherzustellen.
Abnahme
Optimierung
Optimierung
Sobald die definierten Ziele erreicht und messbare Verbesserungen erzielt wurden, erfolgt die offizielle Abnahme durch die verantwortlichen Personen und Stakeholder. Mit der erfolgreichen Abnahme werden die optimierten Prozesse in den regulären Betrieb überführt.
03 Prozessoptimierung mit Lean Management
Musterbeispiel: Professional Print AG
Lassen Sie uns das Themen Prozessoptimierung mit Lean Management in einem vollständigen Konzept behandeln und anhand eines konkreten Beispiels betrachten. Als Praxisbeispiel dient eine Druckerei. Um ein Produkt erfolgreich herzustellen, sind zahlreiche Arbeitsschritte notwendig, die präzise aufeinander abgestimmt sein müssen. Die Professional Print AG steht aktuell vor mehreren Herausforderungen und möchte ihre Prozesse nachhaltig verbessern.
Die Professional Print AG kämpft derzeit mit folgenden Problemen:
- A) Die Logistik klagt über erheblichen Platzmangel.
- B) Im Wareneingang herrscht hoher Zeitdruck.
- C) Reduzieren Sie die Suchzeiten an der Hauptkostenstelle.
- D) In der Weiterverarbeitung fallen überdurchschnittlich hohe Hilfszeiten an.
- E) Die Fehleranfälligkeit in den Prozessen ist sehr hoch.
- F) Liefertermine können häufig nicht eingehalten werden.
Zur Verbesserung der Situation wurden folgende Ziele definiert:
- A) Optimieren Sie die Platzverhältnisse in der Logistik
- B) Optimieren Sie die Aufwände im Wareneingang.
- C) Die Suchzeiten an der Hauptkostenstelle minimieren.
- D) Reduzieren Sie die Hilfszeiten in der Weiterverarbeitung.
- E) Reduzieren Sie die Fehlerquote.
- F) Eliminieren Sie die Hauptursachen für Terminverschiebungen.
Eine solche Aufgabe erfordert eine umfangreiche Analyse und eine sorgfältige Planung.
E) Die Fehleranfälligkeit ist sehr hoch.
E) Die Fehleranfälligkeit ist sehr hoch.
E) Die Fehleranfälligkeit ist sehr hoch.
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Zwar existiert bereits ein Reklamationsmanagement, jedoch werden dort häufig nur allgemeine Ursachen wie „Flüchtigkeitsfehler“ dokumentiert.
Eine strukturierte Ursachenanalyse fehlt.
Ebenso fehlen standardisierte Prozessbeschreibungen und verbindliche Arbeitsanweisungen.
Dadurch treten regelmäßig Fehler auf, die teilweise hohe Nacharbeits- und Reparaturkosten verursachen.
E) Reduzieren Sie die Fehlerquote.
E) Die Fehleranfälligkeit ist sehr hoch.
E) Die Fehleranfälligkeit ist sehr hoch.
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Zur Senkung der Fehlerquote werden klare Prozessbeschreibungen und Checklisten eingeführt.
Diese dienen den Mitarbeitenden als verbindlicher Leitfaden und stellen sicher, dass keine Arbeitsschritte oder Prüfpunkte vergessen werden. Zusätzlich wird ein strukturierter 8D-Report eingeführt, um Fehler systematisch zu analysieren und nachhaltig zu beseitigen.
Die Ergebnisse werden regelmässig ausgewertet und kategorisiert. Dadurch werden Schwachstellen sichtbar und Prozesse können gezielt verbessert werden.
Entnehmen Sie aus dem Punkt:
"06. Reklamationsmanagement" weitere Details zu diesem Vorgehen.
F) Termine können oft nicht gehalten werden.
F) Eliminieren Sie die Hauptursachen für Terminverschiebungen.
F) Eliminieren Sie die Hauptursachen für Terminverschiebungen.
Die mangelnde Termintreue ist die komplexeste Herausforderung, da sie mehrere Ursachen hat:
- Es findet keine systematische Wareneingangskontrolle statt. Fehlerhafte Lieferungen werden oft erst während der Produktion entdeckt.
- Es werden nur Druck und Versand geplant; die Weiterverarbeitung bleibt unberücksichtigt.
- Hohe Krankheitsausfälle führen zu permanenten Planänderungen.
- Kunden halten vereinbarte Termine zur Druckfreigabe häufig nicht ein.
Diese Faktoren führen zu Unsicherheiten und Verzögerungen entlang der gesamten Prozesskette.
F) Eliminieren Sie die Hauptursachen für Terminverschiebungen.
F) Eliminieren Sie die Hauptursachen für Terminverschiebungen.
F) Eliminieren Sie die Hauptursachen für Terminverschiebungen.
Eine deutliche Verbesserung erreichen wir durch mehrere Maßnahmen:
1. Professionelles Supplier Management
Dazu gehört eine strukturierte Wareneingangskontrolle, um Fehler bereits bei der Anlieferung zu erkennen.
2. Ganzheitliche Produktionsplanung
Künftig werden alle Arbeitsschritte – vom Wareneingang bis zum Versand – vollständig geplant und softwaregestützt überwacht.
Dadurch entsteht hohe Transparenz und frühzeitige Reaktionsfähigkeit.
3. Aktive Mitarbeiterführung
Durch gezieltes Mitarbeitercoaching, klare Führung und Gesundheitsförderung steigt Motivation und Belastbarkeit. Die Zahl der Absenzen sinkt.
4. Klare Kundenkommunikation
Bereits in der Angebotsphase werden die Folgen verspäteter Druckfreigaben transparent und schriftlich kommuniziert. Dadurch entsteht Verbindlichkeit auf Kundenseite.
04 Professioneller Materialfluss und Lagerlogistik
Einzelberatung für persönliche Herausforderungen
Nahezu jedes Unternehmen verfügt über Optimierungspotenzial. Dieses Potenzial kann auf den ersten Blick sehr offensichtlich sein – oder erst bei genauer Analyse sichtbar werden.
Ein typisches Beispiel ist die manuelle Lagerführung:
Durch die große verfügbare Lagerfläche wird diese häufig ausschließlich als allgemeiner Stellraum genutzt. Das führt dazu, dass Paletten ungeordnet abgestellt werden und nicht jederzeit direkt zugänglich sind. Die Folge sind:
hohe Suchzeiten
unnötige Laufwege
Zeitverluste in den Prozessen
sinkende Produktivität
Gruppensitzungen für gemeinsames Lernen
Wir optimieren nicht nur Ihren Materialfluss – wir digitalisieren und automatisieren Ihre gesamte Lagerwirtschaft. Unser Ansatz umfasst dabei alle relevanten Bereiche:
- Optimierung Ihrer Lagerstruktur und Materialflüsse
- Professionelle Organisation Ihrer Hardware und Infrastruktur
- Implementierung passender Softwarelösungen
- Digitale Lagerplatzverwaltung mit voller Transparenz
- Automatisierte Prozesse für maximale Effizienz
Ein Beispiel:
Modernen Webshop-Lösungen erzeugen Lagerabrufe automatisch. Der Auftrag wird direkt digital an die Logistik übermittelt, inklusive der exakt zu kommissionierenden Menge.
Das Ergebnis:
- weniger manuelle Arbeitsschritte
- reduzierte Fehlerquote
- höhere Prozessgeschwindigkeit
- volle Transparenz in Echtzeit
- nachhaltige Kosteneinsparungen
05 Wartung und Instandhaltung
Personalschulung und Organisation
Mitarbeitende spielen eine zentrale Rolle bei der Erkennung, Durchführung und Unterstützung von Wartungsmaßnahmen. Durch gezielte Schulungen lernen sie, Maschinen korrekt zu bedienen, erste Verschleißanzeichen frühzeitig zu erkennen und Wartungsvorgaben zuverlässig umzusetzen. Schulungen sollten praxisnah, regelmäßig und verständlich erfolgen – beispielsweise durch Einweisungen, Sicherheitsunterweisungen, Checklisten und praktische Übungen. Gut geschultes Personal trägt entscheidend dazu bei, Bedienfehler zu vermeiden, Sicherheitsstandards einzuhalten und die Lebensdauer von Anlagen zu erhöhen.
Scannen statt schreiben
Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Wartungsarbeiten für alle Maschinen und Geräte im Betrieb intelligent und digital zu dokumentieren. Unsere Lösung vereint praktische Checklisten für anstehende Wartungsaufgaben mit einem vollständigen Wartungsjournal zur lückenlosen Nachverfolgung bereits durchgeführter Arbeiten. So behalten Sie jederzeit den Überblick über erforderliche Maßnahmen, erledigte Aufgaben und den Zustand Ihrer Betriebsmittel.
Sparen Sie wertvolle Zeit und vermeiden Sie aufwändige, manuelle Protokolle. Einfach Aufgaben scannen, erledigte oder nicht durchgeführte Punkte direkt digital erfassen – und schon ist Ihre Wartung effizient, nachvollziehbar und vollständig dokumentiert. Schnell, unkompliziert und smart.
Wartungsjournal
Wartung in Planung berücksichtigen
Wartung in Planung berücksichtigen
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Ein Wartungsjournal dokumentiert alle durchgeführten Wartungs-, Prüf- und Reparaturmaßnahmen nachvollziehbar und transparent. Dadurch entsteht ein klarer Überblick über den Zustand von Maschinen, vergangene Maßnahmen, wiederkehrende Probleme und anstehende Wartungsintervalle. Diese Dokumentation unterstützt die Planung, erhöht die Nachweisbarkeit gegenüber Qualitätsstandards oder gesetzlichen Anforderungen und erleichtert Fehleranalysen. Ein vollständiges Wartungsjournal ist somit ein wichtiges Instrument für Sicherheit, Organisation und kontinuierliche Verbesserung.
Wartung in Planung berücksichtigen
Wartung in Planung berücksichtigen
Wartung in Planung berücksichtigen
Geplante Wartung ermöglicht einen strukturierten und effizienten Instandhaltungsprozess, bevor größere Schäden oder Ausfälle entstehen. Durch feste Wartungsintervalle können Ressourcen, Ersatzteile und Personal gezielt eingeplant werden, ohne den laufenden Betrieb unnötig zu stören. Eine vorausschauende Wartungsplanung reduziert ungeplante Stillstände, senkt Kosten und erhöht die Betriebssicherheit. Sie sorgt dafür, dass Wartung nicht erst bei Problemen erfolgt, sondern als strategische Präventionsmaßnahme zur langfristigen Sicherung von Qualität und Produktivität dient.
06 Reklamationsmanagement
Zu Ihrer fortlaufenden Prozessoptimierung tragen die Rückmeldungen und Reklamationen ihrer Kunden massgebend bei. Reklamationen sind daher weit mehr als nur Beschwerden – sie stellen einen direkten Kontaktpunkt zum Kunden dar und bieten Unternehmen eine wertvolle strategische Chance. Jede Reklamation ermöglicht es, verlorenes Vertrauen zurückzugewinnen, Kundenbeziehungen aktiv zu stärken und gleichzeitig wichtige Erkenntnisse für die Weiterentwicklung von Produkten, Dienstleistungen und internen Prozessen zu gewinnen. Statt Reklamationen ausschliesslich als Problem zu betrachten, sollten sie als Instrument zur Qualitätssteigerung und Kundenbindung verstanden werden.
Eine professionelle und lösungsorientierte Bearbeitung von Reklamationen kann die Kundenbindung deutlich verbessern. Kunden, deren Beschwerden schnell, ernsthaft und zufriedenstellend gelöst werden, entwickeln häufig sogar eine stärkere Loyalität zum Unternehmen als vor dem ursprünglichen Fehler. Der konstruktive Umgang mit Problemen zeigt Verlässlichkeit, Serviceorientierung und Verantwortungsbewusstsein – entscheidende Faktoren für langfristiges Vertrauen.
Darüber hinaus sind Reklamationen eine Form von kostenlosem und besonders wertvollem Feedback. Kunden, die sich aktiv beschweren, geben dem Unternehmen die Möglichkeit, Fehler zu erkennen und gezielt nachzubessern. Dies ist besonders bedeutsam, da viele unzufriedene Kunden ihre Unzufriedenheit nicht äussern, sondern stillschweigend zur Konkurrenz wechseln. Jede geäußerte Beanstandung bietet somit die Chance, Probleme sichtbar zu machen und Abwanderung zu verhindern.
Zudem fördern Reklamationen wichtige Lernprozesse innerhalb des Unternehmens. Jede Beschwerde kann auf Schwachstellen im Produkt, im Service oder in internen Abläufen hinweisen. Durch systematische Analyse lassen sich wiederkehrende Fehler identifizieren, Ursachen beheben und präventive Massnahmen entwickeln. Auf diese Weise wird Reklamationsmanagement zu einem zentralen Bestandteil kontinuierlicher Verbesserung.
Insgesamt sind Reklamationen kein Risiko, sondern eine wertvolle Ressource. Sie helfen Unternehmen dabei, Kundenbeziehungen zu festigen, Schwächen frühzeitig zu erkennen und sich langfristig durch besseren Service und höhere Qualität im Wettbewerb zu behaupten.
Dazu empfehlen wir Ihnen den 8D-Report. Gerne stellen wir Ihnen vor, wie dieser aufgebaut ist und damit wertvolle Analysen betrieben werden können.
Gemeinsam entwickeln wir ein professionelles Qualitätsmanagementsystem. Zu diesem Zweck erstellen und implementieren wir in einem Workshop Ihre Prozesslandschaft und ein strukturiertes Reklamationsmanagement, um Rückmeldungen systematisch zu erfassen, Schwachstellen zu identifizieren und gezielt auszuwerten. Zudem definieren wir die Qualitätsanforderungen an Ihre Produkte und überprüfen Ihre bestehenden KPIs hinsichtlich Aussagekraft und Wirksamkeit. An strategisch wichtigen Punkten innerhalb der Prozesse etablieren wir geeignete Qualitätssicherungen und fördern aktiv einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zur nachhaltigen Optimierung Ihrer Abläufe und Ergebnisse.
Prozess vor der Optimierung
Erst durch eine saubere Dokumentation aller Prozesse werden unnötige Arbeitsschritte sowie Automatisierungspotenziale sichtbar. Als Beispiel für eine erfolgreiche Prozessoptimierung haben wir einen Ablauf aus einer herkömmlichen Vorstufe analysiert, optimiert und teilweise automatisiert.
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Prozess nach der Optimierung
Unnötige Vorgänge wurden eliminiert und einfache manuelle Prüfungen automatisiert. Durch den neuen Prozess lassen sich pro Auftrag rund 15 bis 40 Minuten einsparen. Zudem entfallen nach der Druckfreigabe durch den Kunden sämtliche Wartezeiten bis zum Produktionsstart.
Messbare Verbesserungen
Ihre aktuelle Fehlersumme dient dabei als Vergleichswert für unsere Arbeit. Bereits nach dem ersten Jahr können Sie mit einer Verbesserung von rund 15 % rechnen. Dadurch reduziert sich die Fehlerquote im ersten Jahr um 15 % und im zweiten Jahr sogar um bis zu 25 % gegenüber dem Vergleichswert.
07 Fortlaufende Verbesserung
Eine fortlaufende Verbesserung ist für Unternehmen von zentraler Bedeutung, um langfristig erfolgreich, wettbewerbsfähig und zukunftsorientiert zu bleiben. Märkte, Kundenanforderungen, Technologien und gesetzliche Vorgaben verändern sich ständig. Unternehmen müssen deshalb ihre Prozesse, Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich überprüfen und weiterentwickeln, um Qualität, Effizienz und Kundenzufriedenheit dauerhaft sicherzustellen.
Die fortlaufende Verbesserung ermöglicht es, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen, Fehler zu reduzieren und vorhandene Ressourcen besser zu nutzen. Gleichzeitig fördert sie Innovation, stärkt die Zusammenarbeit innerhalb der Unternehmung und schafft die Grundlage für nachhaltiges Wachstum. Dabei spielen unterschiedliche Informationsquellen und Methoden eine wichtige Rolle. Besonders wertvoll sind die Erfahrungen und Rückmeldungen der Mitarbeitenden, die Erkenntnisse aus internen und externen Audits, die Auswertungen aus dem Reklamationsmanagement sowie Innovations-Workshops zur Entwicklung neuer Ideen und Optimierungen.
Nur wenn Unternehmen bereit sind, aus Erfahrungen zu lernen und sich laufend weiterzuentwickeln, können sie ihre Leistungsfähigkeit langfristig sichern und den steigenden Anforderungen erfolgreich begegnen. Wir begleiten Sie in Ihrem kontunierlichen Verbesserungsprozess.
Rückmeldungen aus der Belegschaft
Die Mitarbeitenden sind täglich direkt in die Arbeitsabläufe eingebunden und kennen die Prozesse, Herausforderungen und Schwachstellen aus erster Hand. Deshalb liefern ihre Rückmeldungen wertvolle Informationen für die fortlaufende Verbesserung eines Unternehmens. Häufig erkennen Mitarbeitende ineffiziente Abläufe, unnötige Arbeitsschritte oder mögliche Fehlerquellen früher als die Führungsebene. Werden ihre Ideen und Erfahrungen aktiv miteinbezogen, können praxisnahe und realistische Verbesserungen umgesetzt werden.
Zusätzlich stärkt die Einbindung der Belegschaft die Motivation und Identifikation mit dem Unternehmen. Mitarbeitende fühlen sich ernst genommen und entwickeln ein stärkeres Verantwortungsbewusstsein für Qualität und Effizienz. Dadurch entsteht eine Unternehmenskultur, in der Verbesserungen nicht nur von oben vorgegeben, sondern gemeinsam getragen werden.
Erkenntnisse aus den Audits
Interne und externe Audits helfen einem Unternehmen dabei, Prozesse, Strukturen und Arbeitsweisen systematisch zu überprüfen. Dabei werden Schwächen, Risiken, Abweichungen oder Verbesserungspotenziale sichtbar gemacht. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse sind eine wichtige Grundlage für gezielte Optimierungen und tragen dazu bei, Fehler frühzeitig zu erkennen und langfristig zu vermeiden.
Interne Audits ermöglichen eine regelmäßige Selbstkontrolle und fördern die kontinuierliche Weiterentwicklung innerhalb des Unternehmens. Externe Audits bringen zusätzlich einen neutralen Blick von außen mit sich und zeigen auf, ob gesetzliche Vorgaben, Normen oder Qualitätsstandards eingehalten werden. Beide Auditformen unterstützen somit die Qualitätssicherung, erhöhen die Transparenz und stärken das Vertrauen von Kunden, Partnern und Behörden.
Erfahrungen aus den Reklamationen
Reklamationen liefern wichtige Hinweise darauf, wo Produkte, Dienstleistungen oder interne Abläufe verbessert werden müssen. Beschwerden von Kunden zeigen direkt auf, welche Erwartungen nicht erfüllt wurden und an welchen Stellen Probleme auftreten. Deshalb ist das Reklamationsmanagement eine wertvolle Informationsquelle für die fortlaufende Verbesserung eines Unternehmens.
Durch die systematische Analyse von Reklamationen können Ursachen erkannt und nachhaltige Lösungen entwickelt werden. Dadurch lassen sich Fehler reduzieren, Prozesse optimieren und die Kundenzufriedenheit langfristig erhöhen. Gleichzeitig hilft ein professioneller Umgang mit Reklamationen dabei, das Vertrauen der Kunden zu stärken und die Qualität der angebotenen Leistungen kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Innovationen aus den Workshops
Innovations-Workshops schaffen Raum für neue Ideen, kreative Lösungsansätze und gemeinsame Weiterentwicklungen innerhalb eines Unternehmens. Mitarbeitende aus unterschiedlichen Bereichen können ihr Wissen, ihre Erfahrungen und ihre Perspektiven einbringen, wodurch neue Denkweisen und Verbesserungsvorschläge entstehen. Dadurch werden bestehende Prozesse hinterfragt und innovative Ansätze zur Optimierung entwickelt.
Solche Workshops fördern nicht nur die Kreativität, sondern auch die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen. Unternehmen können dadurch schneller auf Veränderungen im Markt reagieren, neue Technologien nutzen und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken. Innovations-Workshops tragen somit wesentlich dazu bei, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Weiterentwicklung nachhaltig im Unternehmen zu verankern.